W każdym przedsiębiorstwie bardzo istotny jest właściwy obieg dokumentów, a także ich poprawne przechowywanie. Wiele osób zastanawia się, jak długo przechowywać faktury firmowe. Warto się tego dowiedzieć, aby nie popełnić żadnych błędów w tej kwestii. Mogą się one źle skończyć dla zarządzanego przedsiębiorstwa.
Dokumenty księgowe
Wśród wszystkich dokumentów, które powinny być przechowywane w przedsiębiorstwie można wymienić dokumenty księgowe oraz prowadzone księgi rachunkowe. Są one bardzo istotne podczas funkcjonowania każdej firmy, dlatego powinno się o nie w szczególny sposób zadbać. Tego rodzaju dokumenty powinny być przechowywane do czasu aż przedawnią się zawarte w nich zobowiązania podatkowe. Najczęściej jest to pięć lat. Wśród dokumentów księgowych, które są przechowywane w każdym przedsiębiorstwie można przede wszystkim wymienić rejestry VAT, dowody księgowe w postaci faktur. Jednak bardzo istotne są również wszelkiego rodzaju rejestry. Są to między innymi ewidencje środków trwałych, ewidencje wyposażenia, a także ewidencje przebiegu pojazdów.
Dokumenty związane z ZUS
Dokumentami, które również są przechowywane w każdym przedsiębiorstwie są różnego rodzaju dokumenty związane z działalnością Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Mogą mieć one charakter zarówno zgłoszeniowy, jak i rozliczeniowy, dlatego są tak istotne. Kwestia przechowywania tego rodzaju dokumentów została jasno określona w stosownych przepisach. Wszystkie papiery, które zostały przekazane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych powinny być trzymane w firmie przez okres pięciu lat od daty ich przekazania. Po tym czasie można poddać dokumenty zniszczeniu oraz ich dalej nie przechowywać. Jednak dokumenty sporządzone do końca roku 2011 powinno się przechowywać aż dziesięć lat.
Dokumenty związane z kadrami
Wśród różnego rodzaju dokumentów, które powinny być przechowywane w każdej firmie można również wymienić dokumenty związane z kadrami. Informacje związane z terminem trzymania tego rodzaju dokumentów w firmie zawarte są w Kodeksie pracy. W jasny sposób określa on, że akta osobowe powinny być przechowywane w danym przedsiębiorstwie aż przez pięćdziesiąt lat. Natomiast takie dokumenty jak listy płac czy też karty wynagrodzeń również powinny być przechowywane przez pięćdziesiąt lat od zakończenia świadczenia pracy przez daną osobę w firmie. Warto pamiętać o tych terminach, ponieważ są to bardzo istotne kwestie. Wszelkiego rodzaju dokumenty związane z kadrami mają bardzo duży wpływ na przykład na ustalenie prawa do uzyskania emerytury.
